nov 08
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Meus primeiros passos no GTD
Este ano não foi dos melhores para mim no quesito produtividade. É claro que o cansaço tem uma parcela de culpa, mas a falta de organização e a incapacidade de lidar com a quantidade enorme de coisas a fazer também me atrapalhou.
Para tentar melhorar a minha produtividade, conseguir dar andamento aos meus projetos e ainda assim me sentir menos cansado é que comecei a me interessar pelo método de organização e gerenciamento de tarefas conhecido como GTD (Getting Things Done). Em conversas com os outros editores do TecnoSapiens, descobri que o método é, ainda, pouco conhecido fora do que poderia chamar de comunidade geek. Assim, decidi falar um pouco sobre o GTD e, principalmente, sobre a minha iniciação e tentativa de implementar o método. Mas, aqui vai um alerta: sou apenas um aprendiz (bem disposto a aprender) e, no momento, tenho mais dúvidas do que certezas sobre o GTD. Além disso, falar sobre o GTD sem chover no molhado é extremamente complicado, pois existem diversos sites, nacionais e estrangeiros que tratam do assunto.
Que tal começar sobre o que é esse tal de GTD?
O GTD é um método que visa incrementar a produtividade individual, aumentar o controle que o indivíduo tem sobre sua própria vida e fazer com que sua mente fique calma. Com isso, você se sente menos estressado e passa a ocupar sua mente com o que realmente importa.
E quem inventou isso?
O nome do pai da criança é David Allen, e a bíblia do “GTDianos” é o livro Getting Things Done. Calma, não se desespere, você não precisa comprar um livro em língua estrangeira. Felizmente, para nós, o livro tem uma versão brasileira, que foi editada pela primeira vez em 2001, com o título Produtividade pessoal: a arte da produtividade sem stress. A nova edição (que foi a que eu comprei) é editada pela Editora Elsevier com o título A arte de fazer acontecer: uma fórmula anti-stress para estabelecer prioridades e entregar soluções no prazo.
Ainda estou na metade do livro, e não sei bem o que vai acontecer, se vou conseguir implementar o sistema ou não, mas espero que escrever sobre o GTD me ajude a compreendê-lo melhor. Inicialmente, algumas idéias me chamaram a atenção no GTD:
- Ação: é uma ação física e que consiste de apenas um passo (ou uma etapa). Pode-se dizer que é a menor unidade de ação física (concreta) que uma pessoa pode realizar. Um exemplo pode ser: “Ligar para o Raphael, no número XX-5555-55555 e cobrar o artigo do TecnoSapiens”. Uma tarefa simples é composta de apenas uma ação.
- Projeto: é tudo aquilo que necessita de mais de uma ação para ser concluído. Um dos projetos que tenho que concluir é “Consertar a maçaneta da porta da cozinha”. A primeira vista pode parecer que é uma tarefa simples (de ação única), mas uma análise mais atenta revela que se trata de um projeto, pois é composto por mais de uma ação: “verificar a peça que está estragada”, “ligar na casa de ferragens do Claudinei (fone YY-3333-33333) e na mercearia do Renato (fone YY-4444-44444) para fazer cotação de preços”, “levar dinheiro (R$ xx,xx) para efetuar a compra” e “efetuar a troca da peça estragada”.
- Agenda: diferentemente do que normalmente fazemos com uma agenda (ou não usamos ou anotamos tudo nela) o GTD preconiza que ela deve ser utilizada apenas para assinalar os eventos que tem uma data de realização. Isto é, não devemos anotar as tarefas que temos que fazer.
- Listas de “coisas a fazer” (to do): está terminantemente proibida. Segundo o GTD, o grande problema das listas de “coisas a fazer” é que elas são elaboradas sem critérios eficientes e, normalmente com o objetivo de apagar incêndios. O uso consistente do GTD promete eliminar a necessidade de elaborar listas de “coisas a fazer”.
O método do GTD se baseia em cinco ações que devem ser constantemente realizadas, a fim de que garantir que o sistema seja sólido e eficiente:
- Coletar: aqui você coleta (recolhe) todas as tralhas físicas (suprimentos, agendas, material de escritório, equipamentos e outras coisas) e mentais (lembretes memorizados, idéias, sonhos…) e coloca na “Caixa de Entrada”. Em síntese você coleta tudo o que merece sua atenção (seja profissional ou pessoal) e coloca em um único local, denominado “Caixa de Entrada”. Você deve estar se perguntando: “Colocar uma coisa material em determinado local faz todo sentido, mas como eu vou colocar uma idéia minha em um local físico?” Bem, para isso você deve dispor de uma grande quantidade de papel, clips e caneta, para anotar cada uma das coisas que merecem sua atenção e depois colocar na caixa de entrada. Por exemplo, uma de minhas anotações foi: “Consertar a maçaneta da porta da cozinha”. Veja como ficou a minha caixa de entrada, após quase cinco horas de coleta:
- Processar: depois de ter coletado tudo o que merece a sua atenção você vai processar a caixa de entrada, com o objetivo de esvaziá-la. Isto significa que você vai analisar item a item (preferencialmente um item de cada vez) para verificar se existe alguma ação que você pode realizar sobre este item ou não. É importante destacar que esvaziar a entrada não significa executar todas as ações e projetos que foram coletados. Significa apenas identificar cada item e decidir o que ele é, o que significa e o que fazer com ele.
- Organizar: durante o processamento de sua caixa de entrada, é necessário que você implemente um sistema de organização que seja eficiente. Basicamente, o sistema de organização consiste de listas e agrupamentos de coisas. No livro, David Allen (páginas 108-109) indica sete categorias básicas para o sistema de organização: 1. uma lista de projetos; 2. material de suporte a projetos; 3. ações e informações inseridas na agenda; 4. listas de “próximas ações”; 5. uma lista “Em espera…”; 6. material de referência, e 7. uma lista de “algum dia/talvez”.
- Revisar: para manter o sistema confiável e eficiente, ele deve ser revisado constantemente (ao menos uma vez por semana).
- Executar: nesta etapa do processo você vai escolher quais são as ações que devem ser executadas.
Bem, como eu ainda estou na fase de processamento da caixa de entrada, vou ficando por aqui. No próximo artigo vou trazer algumas reflexões sobre a fase de coleta e do processamento.
Se você se interessou e já quer comprar o livro do David Allen, use este link para fazer uma cotação do preço do livro: fazer cotação.
Se você quer saber um pouco mais sobre o GTD, antes de comprar o livro, acesse:
- Site do David Allen (em Inglês).
- GTD: Conheça um método eficaz de organização e produtividade pessoal que pode melhorar sua motivação e seus resultados
(artigo do Efetividade.net). - GTD: 4 dicas simples para facilitar a adoção deste método de produtividade pessoal (artigo do Efetividade.net).
- Top 10 Benefits Of GTD (em Inglês).
Bem, aguardo comentários!!!
Abraços,
Rodrigo
