Como quase todos sabem venho tentando implementar o GTD como método de organização das minhas atividades. Ainda não cheguei à faixa preta, mas semana passada recebi a faixa azul!!!

Faixa azul. (imagem extraída de http://wshtf.com/images/blue-belt.jpg)

Um dos pontos que caiu em meu exame de faixa foi a organização do e-mail. E, sem falsa modéstia, posso dizer que fui muito bem neste quesito. Como consegui isso?

Primeiramente, tive que acionar os poderes secretos da minha conta do Gmail. Diversos recursos experimentais (e especiais) do Gmail não estão disponíveis a todos os usuários, a menos que eles façam algumas mudanças nas configurações. E a mudança é bem simples, basta que você mude a língua com que o Gmail é exibido para Inglês.

Passo 1: Colocando o Gmail para falar Inglês

Para fazer isso, clique no link “Configurações” (canto direito superior da página do Gmail) e na aba “Geral” selecione “English (US)” como a língua na qual o Gmail deverá ser exibido:

Colocando o Gmail para falar Inglês

Feito isso, clique em “Salvar mudanças” lá no fim da página.

[atualização: 20/03/2009]

Para que o ícone do laboratório (labs) fique visível, primeiro deve ser habilitado alguma função do laboratório. Para isso:

1. Clique no link “settings”;
2. Clique  em “labs”;
3. Ative alguma função do “labs”.

Agora sim, o ícone do laboratório secreto irá aparecer.

Esta atualização ocorreu graças à observação do Paulo Eduardo de Faria Junior. Valeu Paulo!!!!

[fim da atualização]

Passo 2:  Acessando o laboratório secreto

Se tudo deu certo, a interface do Gmail já estará em Inglês e aparecerá o ícone do laboratório (labs) no canto direito superior:

Acessando o laboratório secreto

Clique no link que está neste ícone.

Passo 3: Habilitando o “Multiple Inboxes”

Você deve estar vendo uma página que começa dizendo (ou escrevendo? nunca sei): “Gmail Labs: our testing ground for experimental features”.

Procure pelo “Multiple Inboxes” e habilite-o:

Habilitando o Multiple Inboxes

Vá até o fim da página e clique em “Save Changes”.

Passo 4: Configurando o “Multiple Inboxes”

Agora falta configurar o “Multiple Inboxes”. Para isso, clique no link “Multiple inboxes”, que está ao lado do link “Themes”:

Link do Multiple Inboxes

Obs.: Se você não está vendo este link, certifique-se de ter habilitado o “Multiple Inboxes” e clique em “Settings”, no canto direito e superior da tela.

Após clicar no link “Multiple inboxes” uma página de configuração será exibida:

Configurando o Multiple Inboxes

Na figura acima estão as minhas configurações atuais. Cada um dos “Pane” corresponde a uma nova caixa de entrada que será exibida na página inicial do Gmail. Veja:

Olha só que beleza. Tudo organizado!!!

Cada um destes painéis (panes) corresponde a uma área que congrega diversos projetos (ações que demandam mais de um passo para serem executadas). A única exceção é o painel “Aguardando retorno”, que agrupa os e-mails que enviei e que, ao menos por enquanto, estou aguardando um retorno.

Se você desejar seguir o meu exemplo, pense um pouco antes de configurar o Multiple Inboxes. Liste quais são as áreas “agrupadoras” de tarefas e projetos que você tem e só depois configure o Multiple Inboxes. Mas, não se preocupe muito se depois você tiver que fazer alguns ajustes, a vida é assim mesmo.

Os campos dos painéis do Multiple Inboxes funcionam de maneira similar à pesquisa do Gmail. Lá você vai colocar uma expressão de busca (pesquisa) e os e-mails encontrados aparecerão na caixa de entrada (inbox) correspondente. No meu caso, as expressões de buscas são “label:nome do label”, por exemplo: “label:Aguardando Retorno”.

Se você também for utilizar os labels (rótulos) para controlar sua caixa de entrada, então além de configurar o Multiple Inboxes, você também precisa configurar ou criar os labels de gerenciamento (vou assumir que você sabe como criar os labels, mas se não souber, escreva um comentário, que eu te explico).

Bem, a primeira parte do nosso tutorial já chegou ao fim. A próxima parte do tutorial vai mostrar como eu faço para controlar meus e-mails e conseguir um pouco de paz, usando algumas técnicas de GTD, é claro!!

Inté mais…

Nosso amigo Rodrigo escreveu há alguns dias aqui no TecnoSapiens a respeito de GTD (Getting Things Done), compartilhando conosco algumas dicas e um relato sobre sua recente experiência com o assunto. Em meio às minhas leituras aleatórias em blogs pelo mundo afora, tive conhecimento de um novo recurso que o Google está disponibilizando no Gmail: um organizador de tarefas.

A ferramenta é como mostra a figura abaixo:

De forma dinâmica e simples, o usuário poderá anotar rapidamente tarefas que precisa realizar. Dá até para converter um e-mail recebido em tarefa.

A ferramenta ainda não está disponível em todas as contas do Gmail, mas logo estará. Para quem passa quase todo o dia com o e-mail aberto (assim como eu), esse novo recurso pode ser um aliado em nome da produtividade.

Fonte: http://gmailblog.blogspot.com/2008/12/new-in-labs-tasks.html

Este ano não foi dos melhores para mim no quesito produtividade. É claro que o cansaço tem uma parcela de culpa, mas a falta de organização e a incapacidade de lidar com a quantidade enorme de coisas a fazer também me atrapalhou.

Para tentar melhorar a minha produtividade, conseguir dar andamento aos meus projetos e ainda assim me sentir menos cansado é que comecei a me interessar pelo método de organização e gerenciamento de tarefas conhecido como GTD (Getting Things Done). Em conversas com os outros editores do TecnoSapiens, descobri que o método é, ainda, pouco conhecido fora do que poderia chamar de comunidade geek. Assim, decidi falar um pouco sobre o GTD e, principalmente, sobre a minha iniciação e tentativa de implementar o método. Mas, aqui vai um alerta: sou apenas um aprendiz (bem disposto a aprender) e, no momento, tenho mais dúvidas do que certezas sobre o GTD. Além disso, falar sobre o GTD sem chover no molhado é extremamente complicado, pois existem diversos sites, nacionais e estrangeiros que tratam do assunto.

Que tal começar sobre o que é esse tal de GTD?

O GTD é um método que visa incrementar a produtividade individual, aumentar o controle que o indivíduo tem sobre sua própria vida e fazer com que sua mente fique calma. Com isso, você se sente menos estressado e passa a ocupar sua mente com o que realmente importa.

E quem inventou isso?

O nome do pai da criança é David Allen, e a bíblia do “GTDianos” é o livro Getting Things Done. Calma, não se desespere, você não precisa comprar um livro em língua estrangeira. Felizmente, para nós, o livro tem uma versão brasileira, que foi editada pela primeira vez em 2001, com o título Produtividade pessoal: a arte da produtividade sem stress. A nova edição (que foi a que eu comprei) é editada pela Editora Elsevier com o título A arte de fazer acontecer: uma fórmula anti-stress para estabelecer prioridades e entregar soluções no prazo.

Ainda estou na metade do livro, e não sei bem o que vai acontecer, se vou conseguir implementar o sistema ou não, mas espero que escrever sobre o GTD me ajude a compreendê-lo melhor. Inicialmente, algumas idéias me chamaram a atenção no GTD:

• Ação: é uma ação física e que consiste de apenas um passo (ou uma etapa). Pode-se dizer que é a menor unidade de ação física (concreta) que uma pessoa pode realizar. Um exemplo pode ser: “Ligar para o Raphael, no número XX-5555-55555 e cobrar o artigo do TecnoSapiens”. Uma tarefa simples é composta de apenas uma ação.
• Projeto: é tudo aquilo que necessita de mais de uma ação para ser concluído. Um dos projetos que tenho que concluir é “Consertar a maçaneta da porta da cozinha”. A primeira vista pode parecer que é uma tarefa simples (de ação única), mas uma análise mais atenta revela que se trata de um projeto, pois é composto por mais de uma ação: “verificar a peça que está estragada”, “ligar na casa de ferragens do Claudinei (fone YY-3333-33333) e na mercearia do Renato (fone YY-4444-44444) para fazer cotação de preços”, “levar dinheiro (R$ xx,xx) para efetuar a compra” e “efetuar a troca da peça estragada”.
• Agenda: diferentemente do que normalmente fazemos com uma agenda (ou não usamos ou anotamos tudo nela) o GTD preconiza que ela deve ser utilizada apenas para assinalar os eventos que tem uma data de realização. Isto é, não devemos anotar as tarefas que temos que fazer.
• Listas de “coisas a fazer” (to do): está terminantemente proibida. Segundo o GTD, o grande problema das listas de “coisas a fazer” é que elas são elaboradas sem critérios eficientes e, normalmente com o objetivo de apagar incêndios. O uso consistente do GTD promete eliminar a necessidade de elaborar listas de “coisas a fazer”.

O método do GTD se baseia em cinco ações que devem ser constantemente realizadas, a fim de que garantir que o sistema seja sólido e eficiente:

• Coletar: aqui você coleta (recolhe) todas as tralhas físicas (suprimentos, agendas, material de escritório, equipamentos e outras coisas) e mentais (lembretes memorizados, idéias, sonhos…) e coloca na “Caixa de Entrada”. Em síntese você coleta tudo o que merece sua atenção (seja profissional ou pessoal) e coloca em um único local, denominado “Caixa de Entrada”. Você deve estar se perguntando: “Colocar uma coisa material em determinado local faz todo sentido, mas como eu vou colocar uma idéia minha em um local físico?” Bem, para isso você deve dispor de uma grande quantidade de papel, clips e caneta, para anotar cada uma das coisas que merecem sua atenção e depois colocar na caixa de entrada. Por exemplo, uma de minhas anotações foi: “Consertar a maçaneta da porta da cozinha”. Veja como ficou a minha caixa de entrada, após quase cinco horas de coleta:

• Processar: depois de ter coletado tudo o que merece a sua atenção você vai processar a caixa de entrada, com o objetivo de esvaziá-la. Isto significa que você vai analisar item a item (preferencialmente um item de cada vez) para verificar se existe alguma ação que você pode realizar sobre este item ou não. É importante destacar que esvaziar a entrada não significa executar todas as ações e projetos que foram coletados. Significa apenas identificar cada item e decidir o que ele é, o que significa e o que fazer com ele.
• Organizar: durante o processamento de sua caixa de entrada, é necessário que você implemente um sistema de organização que seja eficiente. Basicamente, o sistema de organização consiste de listas e agrupamentos de coisas. No livro, David Allen (páginas 108-109) indica sete categorias básicas para o sistema de organização: 1. uma lista de projetos; 2. material de suporte a projetos; 3. ações e informações inseridas na agenda; 4. listas de “próximas ações”; 5. uma lista “Em espera…”; 6. material de referência, e 7. uma lista de “algum dia/talvez”.
• Revisar: para manter o sistema confiável e eficiente, ele deve ser revisado constantemente (ao menos uma vez por semana).
• Executar: nesta etapa do processo você vai escolher quais são as ações que devem ser executadas.

Bem, como eu ainda estou na fase de processamento da caixa de entrada, vou ficando por aqui. No próximo artigo vou trazer algumas reflexões sobre a fase de coleta e do processamento.

Se você se interessou e já quer comprar o livro do David Allen, use este link para fazer uma cotação do preço do livro: fazer cotação.

Se você quer saber um pouco mais sobre o GTD, antes de comprar o livro, acesse:

• Site do David Allen (em Inglês).

• GTD: Conheça um método eficaz de organização e produtividade pessoal que pode melhorar sua motivação e seus resultados
  (artigo do Efetividade.net).
• GTD: 4 dicas simples para facilitar a adoção deste método de produtividade pessoal (artigo do Efetividade.net).
• Top 10 Benefits Of GTD (em Inglês).

Bem, aguardo comentários!!!
Abraços,
Rodrigo