Num artigo anterior detalhei algumas opções de backup locais e neste artigo indicarei algumas formas de guardar uma cópia de segurança on-line da sua vida digital.

Como todos sabem (ou deveriam saber) a Lei de Murphy é uma lei natural, assim como as Leis de Newton e da Termodinâmica. De fato ela deveria ser a Lei -1ª da Termodinâmica. Dito isso é fácil perceber que as cópias locais dos seus arquivos podem ser alvo de uma série de infortúnios como assaltos e furtos à vossa residência, enchentes, incêndios e a maior das calamidades, flagelo dos deuses: crionças!

Há vários serviços on-line que podem lhe ajudar a manter seus arquivos longe destes desastres, mas só guardar arquivos não é suficiente. Você perceberá que na medida em que você edita/cria arquivos fica complicado manter a sincronia, principalmente se trabalha em vários computadores. Mas se quer realmente só atulhar em algum lugar guardar arquivos on-line use o GSpace em conjunto com o GMail ou o Skydrive.

Eu iria me concentrar em falar do Box.net mas li um artigo do Og Maciel falando sobre o Dropbox. Esse serviço era exatamente o que eu procurava. O Box.net é legal e tal (1GB de armazenamento com possibilidade da acessar os arquivos como uma pasta de rede via WebDav, WebApps para manipular os arquivos), mas o Dropbox é configure e esqueça: ele cuida de realizar a sincronização dos arquivos por você! E já falei que ele é multiplataforma? Com 2GB de armazenamento na versão grátis (por 9,99 Obamas/mês ou 99 Obamas/ano você tem direito a 50 GB de armazenamento), o Dropbox no Linux integra-se ao Nautilus (e ao Windows Explorer do Windows ou Finder do OS X) de forma transparente através de uma pasta na sua Home, pasta essa acessível inclusive via Terminal. Assim, um link simbólico criado dentro dessa pasta do Dropbox será na verdade uma cópia do arquivo de verdade e caso esse arquivo seja editado a cópia será atualizada automagicamente. E com controle de versões! Simples, não? Agora imagine a facilidade de se trabalhar em vários computadores com os arquivos mais importantes sempre sincornizados? Para aqueles que estiverem interessados em mais funcionalidades do Dropbox aconselho darem uma olhada na wiki do serviço.

Espero que essa dica poupem-lhes várias dores de cabeça.

Leia também:

1. A caixa de entrada do seu Gmail está uma zona? A minha não. Quer saber como? (parte 1)
2. Existe vida após o Orkut
3. Internet e Sociedade: mudanças no modo como o homem se relaciona com seu entorno. + TIRINHA

Você já “quebrou a cuca” tentando converter de hectograma (hg) para onça? Ou está querendo saber quantos litros correspondem a um galão?

Se você quer saber a resposta destas perguntas, ou se quer fazer conversões de uma unidade de medida para outra de uma maneira simples, rápida e sem muito gasto de energia, aqui vai a minha dica: acesse o ConvertWorld.com.

Lá você pode fazer conversões entre diversas unidades de moeda, massa, comprimento, volume, numerais e até, pasmem, tamanho do calçado. Aliás, se você for ao Japão, não se esqueça de que o número dos meus calçados é 28.5.

Abraços e até mais….

Leia também:

1. Nota rápida: desfazendo envio de mensagem no Gmail
2. Nota Rápida: Conheça o Mecanismo Online para Referências
3. Nota rápida: pesquisando o conteúdo de diversos arquivos (linux)

No meu artigo anterior comecei a falar um pouco sobre o GTD e a minha tentativa de utilizar o método no meu dia-a-dia. Já se passou quase um mês e já percebi que não é tão fácil obter um alto percentual de implementação do GTD. E adivinhe qual é o principal obstáculo que estou enfrentando: a falta de uma rotina (sistemática) para execução das tarefas associadas aos projetos que tenho. Mas, não vou falar dessa minha dificuldade e sim de um outro conceito muito, muito importante: o contexto.

O contexto é um conceito intimamente relacionado com as ações que devem ser executadas. No GTD, cada ação a ser executada deve ser o mais simples e atômico (no sentido de necessitar de apenas um passo para a sua execução) possível. Essa forma de tratar as ações é, no mínimo, interessante e produtiva, pois mesmo que em um determinado projeto você realize poucas ações por dia, você perceberá que o seu projeto está caminhando e poderá ficar mais tranqüilo e menos estressado.

Uma ação pode necessitar de alguma condição especial para ser executada tal como: um computador com acesso a Internet, a presença de determinada pessoa (seu superior, seu orientador de mestrado/doutorado), você estar em casa, ou algo do gênero. É justamente a estas condições especiais que o contexto se refere.

Por exemplo, se eu tenho uma pendência a realizar, chamada “atualizar o currículo Lattes (http://lattes.cnpq.br/)”. Essa pendência foi armazenada em minha caixa de entrada e, ao processar a entrada, verifiquei que não é uma ação de um único passo e, portanto, a enquadro como um projeto.

Neste projeto (atualizar o currículo Lattes) existem diversas ações, tais como:

• Reunir os comprovantes de eventos
• Reunir os dados dos artigos publicados em periódicos
• Acessar o currículo Lattes
• Incluir os dados referentes a participações em eventos
• Incluir os dados referentes a publicações de artigos

O contexto de cada uma destas ações é:

• Reunir os comprovantes de eventos => escritório
• Reunir os dados dos artigos publicados em periódicos => escritório
• Acessar o currículo Lattes => computador com acesso à Internet
• Incluir os dados referentes a participações em eventos => computador com acesso à Internet
• Incluir os dados referentes a publicações de artigos => computador com acesso à Internet

Uma outra ação que posso ter na minha lista de próximas ações poderia ser: “fazer a transferência bancária do valor referente à inscrição no XVIII SNEF (Simpósio Nacional de Ensino de Física)”, que teria como contexto “computador com acesso à Internet”.

E qual a vantagem de se usar o contexto, ao invés de uma lista simples de próximas ações a serem executadas (sem contexto). A principal vantagem é que, quando você for processar a sua lista de próximas ações, não precisará rever todas as ações para verificar quais podem ser executadas no contexto no qual você se encontra. Assim, quando estiver em um computador com acesso à Internet, já posso ir executando as ações que precisam deste contexto para serem executadas.

No GTDês (língua do GTD), o contexto é representado pelo arroba (@), seguido pela descrição do contexto. Dessa forma, nos exemplos anteriores, os contextos seriam representados dessa forma: @computador com acesso à Internet e @escritório.

Devido ao potencial que o contexto tem no aumento da produtividade no processamento da lista de próximas ações é recomendável que você organize suas ações de acordo com o contexto, agrupando-as.

Bem, é isso.
Até o próximo.

Leia também:

1. Meus primeiros passos no GTD
2. Nota Rápida: Conheça o Mecanismo Online para Referências
3. Backup, freak!

Este ano não foi dos melhores para mim no quesito produtividade. É claro que o cansaço tem uma parcela de culpa, mas a falta de organização e a incapacidade de lidar com a quantidade enorme de coisas a fazer também me atrapalhou.

Para tentar melhorar a minha produtividade, conseguir dar andamento aos meus projetos e ainda assim me sentir menos cansado é que comecei a me interessar pelo método de organização e gerenciamento de tarefas conhecido como GTD (Getting Things Done). Em conversas com os outros editores do TecnoSapiens, descobri que o método é, ainda, pouco conhecido fora do que poderia chamar de comunidade geek. Assim, decidi falar um pouco sobre o GTD e, principalmente, sobre a minha iniciação e tentativa de implementar o método. Mas, aqui vai um alerta: sou apenas um aprendiz (bem disposto a aprender) e, no momento, tenho mais dúvidas do que certezas sobre o GTD. Além disso, falar sobre o GTD sem chover no molhado é extremamente complicado, pois existem diversos sites, nacionais e estrangeiros que tratam do assunto.

Que tal começar sobre o que é esse tal de GTD?

O GTD é um método que visa incrementar a produtividade individual, aumentar o controle que o indivíduo tem sobre sua própria vida e fazer com que sua mente fique calma. Com isso, você se sente menos estressado e passa a ocupar sua mente com o que realmente importa.

E quem inventou isso?

O nome do pai da criança é David Allen, e a bíblia do “GTDianos” é o livro Getting Things Done. Calma, não se desespere, você não precisa comprar um livro em língua estrangeira. Felizmente, para nós, o livro tem uma versão brasileira, que foi editada pela primeira vez em 2001, com o título Produtividade pessoal: a arte da produtividade sem stress. A nova edição (que foi a que eu comprei) é editada pela Editora Elsevier com o título A arte de fazer acontecer: uma fórmula anti-stress para estabelecer prioridades e entregar soluções no prazo.

Ainda estou na metade do livro, e não sei bem o que vai acontecer, se vou conseguir implementar o sistema ou não, mas espero que escrever sobre o GTD me ajude a compreendê-lo melhor. Inicialmente, algumas idéias me chamaram a atenção no GTD:

• Ação: é uma ação física e que consiste de apenas um passo (ou uma etapa). Pode-se dizer que é a menor unidade de ação física (concreta) que uma pessoa pode realizar. Um exemplo pode ser: “Ligar para o Raphael, no número XX-5555-55555 e cobrar o artigo do TecnoSapiens”. Uma tarefa simples é composta de apenas uma ação.
• Projeto: é tudo aquilo que necessita de mais de uma ação para ser concluído. Um dos projetos que tenho que concluir é “Consertar a maçaneta da porta da cozinha”. A primeira vista pode parecer que é uma tarefa simples (de ação única), mas uma análise mais atenta revela que se trata de um projeto, pois é composto por mais de uma ação: “verificar a peça que está estragada”, “ligar na casa de ferragens do Claudinei (fone YY-3333-33333) e na mercearia do Renato (fone YY-4444-44444) para fazer cotação de preços”, “levar dinheiro (R$ xx,xx) para efetuar a compra” e “efetuar a troca da peça estragada”.
• Agenda: diferentemente do que normalmente fazemos com uma agenda (ou não usamos ou anotamos tudo nela) o GTD preconiza que ela deve ser utilizada apenas para assinalar os eventos que tem uma data de realização. Isto é, não devemos anotar as tarefas que temos que fazer.
• Listas de “coisas a fazer” (to do): está terminantemente proibida. Segundo o GTD, o grande problema das listas de “coisas a fazer” é que elas são elaboradas sem critérios eficientes e, normalmente com o objetivo de apagar incêndios. O uso consistente do GTD promete eliminar a necessidade de elaborar listas de “coisas a fazer”.

O método do GTD se baseia em cinco ações que devem ser constantemente realizadas, a fim de que garantir que o sistema seja sólido e eficiente:

• Coletar: aqui você coleta (recolhe) todas as tralhas físicas (suprimentos, agendas, material de escritório, equipamentos e outras coisas) e mentais (lembretes memorizados, idéias, sonhos…) e coloca na “Caixa de Entrada”. Em síntese você coleta tudo o que merece sua atenção (seja profissional ou pessoal) e coloca em um único local, denominado “Caixa de Entrada”. Você deve estar se perguntando: “Colocar uma coisa material em determinado local faz todo sentido, mas como eu vou colocar uma idéia minha em um local físico?” Bem, para isso você deve dispor de uma grande quantidade de papel, clips e caneta, para anotar cada uma das coisas que merecem sua atenção e depois colocar na caixa de entrada. Por exemplo, uma de minhas anotações foi: “Consertar a maçaneta da porta da cozinha”. Veja como ficou a minha caixa de entrada, após quase cinco horas de coleta:

• Processar: depois de ter coletado tudo o que merece a sua atenção você vai processar a caixa de entrada, com o objetivo de esvaziá-la. Isto significa que você vai analisar item a item (preferencialmente um item de cada vez) para verificar se existe alguma ação que você pode realizar sobre este item ou não. É importante destacar que esvaziar a entrada não significa executar todas as ações e projetos que foram coletados. Significa apenas identificar cada item e decidir o que ele é, o que significa e o que fazer com ele.
• Organizar: durante o processamento de sua caixa de entrada, é necessário que você implemente um sistema de organização que seja eficiente. Basicamente, o sistema de organização consiste de listas e agrupamentos de coisas. No livro, David Allen (páginas 108-109) indica sete categorias básicas para o sistema de organização: 1. uma lista de projetos; 2. material de suporte a projetos; 3. ações e informações inseridas na agenda; 4. listas de “próximas ações”; 5. uma lista “Em espera…”; 6. material de referência, e 7. uma lista de “algum dia/talvez”.
• Revisar: para manter o sistema confiável e eficiente, ele deve ser revisado constantemente (ao menos uma vez por semana).
• Executar: nesta etapa do processo você vai escolher quais são as ações que devem ser executadas.

Bem, como eu ainda estou na fase de processamento da caixa de entrada, vou ficando por aqui. No próximo artigo vou trazer algumas reflexões sobre a fase de coleta e do processamento.

Se você se interessou e já quer comprar o livro do David Allen, use este link para fazer uma cotação do preço do livro: fazer cotação.

Se você quer saber um pouco mais sobre o GTD, antes de comprar o livro, acesse:

• Site do David Allen (em Inglês).

• GTD: Conheça um método eficaz de organização e produtividade pessoal que pode melhorar sua motivação e seus resultados
  (artigo do Efetividade.net).
• GTD: 4 dicas simples para facilitar a adoção deste método de produtividade pessoal (artigo do Efetividade.net).
• Top 10 Benefits Of GTD (em Inglês).

Bem, aguardo comentários!!!
Abraços,
Rodrigo

Leia também:

1. GTD: o contexto
2. Gmail e produtividade
3. A caixa de entrada do seu Gmail está uma zona? A minha não. Quer saber como? (parte 1)